La Méthode Expert pour Automatiser Votre Conciergerie (Gratuitement)

Introduction

Vous connaissez l'astuce du copier-coller depuis vos notes ? Oubliez-la. C'est de l'artisanat. Aujourd'hui, on va passer à l'industrie.

Ce qui suit n'est pas un article, c'est une formation gratuite et complète. Je vais vous guider, clic par clic, pour construire un véritable "employé digital" qui enverra vos messages de bienvenue ET vos SMS de rappel à votre place. Vous n'aurez plus à y penser.

La promesse : tout ce qui suit est réalisable avec des versions 100% gratuites des outils mentionnés. Mon seul but est de vous faire gagner du temps et de la sérénité.

Votre Trousse à Outils Gratuite

Avant de commencer, assurez-vous d'avoir créé un compte (gratuit) pour chacun de ces services :

• Airtable : Ce sera le "cerveau" central de votre conciergerie. (airtable.com)
• Make.com : Ce sera votre "employé robot" qui exécutera toutes les tâches. (make.com)
• Twilio : Ce sera votre service pour envoyer des SMS automatiquement. (twilio.com)
• Votre PMS : La source d'information (ex: Superhote, Smoobu...).
• Votre compte Google : Pour Gmail.

Prévoyez environ 1 heure de concentration pour la mise en place. C'est un investissement qui vous rapportera des centaines d'heures.

---

Partie 1 : Construisez le "Cerveau" de Votre Conciergerie avec Airtable

Concrètement, ça fait quoi ? Cette étape cruciale vous permet de centraliser absolument toutes les informations de vos propriétés en un seul et même endroit. Fini de chercher le code du wifi dans vos notes, le code de la boîte à clés dans un vieux SMS ou le nom du resto recommandé dans un email. Tout sera dans ce tableau, propre, organisé, et prêt à être utilisé par notre robot. C'est la fondation de tout le système.

Le Tuto Détaillé :

1. Créez votre compte gratuit sur Airtable.com.
2. Dans votre espace de travail, cliquez sur "Create a base", puis choisissez "Start from scratch". Nommez cette base Ma Conciergerie.
3. La première table est déjà créée. Double-cliquez sur son nom et renommez-la Propriétés.
4. Configurez les colonnes (les "Fields") : C'est l'étape la plus importante. Pour chaque ligne ci-dessous, cliquez sur la flèche à côté du nom de la colonne, puis "Customize field type", et choisissez le bon type dans le menu déroulant.
   • Nom de la Propriété (Type: Single line text) - IMPORTANT : Le nom doit être EXACTEMENT le même que celui affiché dans votre PMS (Superhote, Smoobu, etc.).
   • Code WIFI (Type: Single line text)
   • Mot de Passe WIFI (Type: Single line text)
   • Code Boîte à Clés (Type: Single line text)
   • Lien Guide de la Maison (Type: URL) - Mettez ici le lien vers un Google Doc détaillé avec photos, vidéos, etc.
   • Message de Bienvenue (FR) (Type: Long text) - Écrivez ici le corps complet de l'email de bienvenue pour vos clients francophones.
   • Message de Bienvenue (EN) (Type: Long text) - Écrivez ici la version anglaise.
5. Remplissez la base de données. Prenez le temps d'ajouter une ligne pour chacun de vos appartements et de remplir soigneusement chaque colonne.

---

Partie 2 : Construisez l' "Employé Robot" sur Make.com

Concrètement, ça fait quoi ? C'est ici que la magie opère. On va apprendre à un robot à suivre une séquence d'ordres très précise : "Dès qu'une nouvelle réservation apparaît dans le PMS, va chercher les infos de la bonne propriété dans mon 'cerveau' Airtable, envoie immédiatement l'email de bienvenue, PUIS, attends la veille de l'arrivée pour envoyer un SMS avec le code de la boîte à clés."

Le Tuto Détaillé :

1. Créez un compte gratuit sur Make.com.

2. Cliquez sur "Create a new scenario".

3. Module 1 : Le Déclencheur - Votre PMS

   • Cliquez sur le grand "+" et cherchez le nom de votre PMS (ex: Smoobu, Superhote).
   • Choisissez le déclencheur Watch Bookings (Surveiller les nouvelles réservations).
   • Cliquez sur "Add" pour créer une "connexion". Une fenêtre pop-up s'ouvrira pour vous demander vos identifiants PMS. Suivez les instructions pour autoriser Make à accéder à vos réservations.
   • Dans le champ "Limit", mettez 1. Cela dit au robot de ne traiter qu'une réservation à la fois lors des tests, pour ne pas tout envoyer d'un coup.

4. Module 2 : La Recherche d'Infos - Airtable

   • Cliquez sur le "+" à droite de votre module PMS. Cherchez Airtable et choisissez l'action Search Records.
   • Connectez votre compte Airtable.
   • Base : Sélectionnez Ma Conciergerie.
   • Table : Sélectionnez Propriétés.
   • Formula : C'est ici qu'on dit à Airtable quelle propriété chercher.
     • Tapez la formule suivante : {Nom de la Propriété} = '
     • Cliquez dans la formule. Une fenêtre avec les variables du module PMS va apparaître. Trouvez la variable qui correspond au nom de l'appartement (ex: Apartment name) et cliquez dessus pour l'insérer.
     • Terminez en tapant '. La formule finale doit ressembler à : {Nom de la Propriété} = '{{1.apartment.name}}'

5. Module 3 : La Logique - Le Routeur (pour gérer plusieurs actions)

   • Cliquez sur le "+" à droite du module Airtable. Cherchez l'outil "Flow Control" et choisissez "Router".
   • Le Router vous permet de créer deux chemins distincts qui s'exécuteront en même temps : un pour l'email, un pour le SMS.

6. CHEMIN 1 - Module 4a : L'Envoi de l'Email (Gmail)

   • Cliquez sur un des "+" vides à droite du Router. Cherchez Gmail et choisissez Send an email.
   • Connectez votre compte Gmail.
   • To : Cliquez sur "Add a recipient". Dans le champ "Email address", faites glisser la variable Guest: Email depuis le module PMS (Module 1).
   • Subject : Rédigez un objet clair et personnalisé. Ex: Vos informations pour votre réservation à {{2.Nom de la Propriété}} (ici, la variable Nom de la Propriété vient du module Airtable (Module 2)).
   • Content : Rédigez votre email en faisant glisser les variables depuis le module Airtable.
     • Bonjour {{1.Guest: First Name}},
     • Merci pour votre réservation ! Voici quelques informations utiles :
     • Code WIFI : {{2.Code WIFI}}
     • Guide de la maison : {{2.Lien Guide de la Maison}}

7. CHEMIN 2 - Module 4b : La Temporisation (Sleep)

   • Cliquez sur l'autre "+" vide à droite du Router. Cherchez l'outil "Sleep" dans "Flow Control".
   • Concrètement, ça fait quoi ? Ce module met le robot en pause. Il va attendre le bon moment pour envoyer le SMS (ex: la veille de l'arrivée).
   • Delay : C'est ici qu'il faut calculer combien de secondes le robot doit attendre entre maintenant et la date d'arrivée. Cela nécessite une formule de date un peu plus avancée, mais la logique est de soustraire la date actuelle (now) de la date de check-in (Check-in Date du module PMS).

8. CHEMIN 2 - Module 5b : L'Envoi du SMS (Twilio)

   • Cliquez sur le "+" à droite du module Sleep. Cherchez Twilio et choisissez Create a Message.
   • Créez un compte d'essai gratuit sur Twilio pour obtenir vos identifiants ("Account SID", "Auth Token") et un numéro de téléphone Twilio.
   • Connectez votre compte Twilio à Make avec ces informations.
   • From : Choisissez votre numéro de téléphone Twilio.
   • To : Faites glisser la variable Guest: Phone depuis le module PMS (Module 1).
   • Body : Rédigez votre SMS. Soyez court ! Bonjour {{1.Guest: First Name}}, pour votre arrivée demain à {{2.Nom de la Propriété}}, le code de la boîte à clés est : {{2.Code Boîte à Clés}}. Bon séjour !

9. Testez et Activez !

   • Cliquez sur "Run once" en bas à gauche pour tester le flux avec votre dernière réservation.
   • Une fois que tout est bon, activez le scénario avec le bouton SCHEDULING.

---

Conclusion : Vous avez maintenant une Armée de Robots

Bravo ! Ce que vous venez de construire est un système d'automatisation bien plus puissant que ce que la plupart des conciergeries utilisent. Vous avez une machine qui travaille pour vous, 24/7.

Ce système gère parfaitement la communication sortante. Le jour où vous voudrez une IA capable de gérer aussi la communication entrante - c'est-à-dire comprendre les questions de vos clients en temps réel, y répondre 24/7 en plusieurs langues, et gérer les urgences via WhatsApp ou SMS - c'est que vous serez prêt pour une solution professionnelle tout-en-un.

Si ce jour arrive, l'équipe de CaliaLabs sera là pour vous aider à passer au niveau ultime de la tranquillité.

Une question ? Bloqué à une étape ? Pas de panique ! L'automatisation peut être intimidante. Posez votre question dans les commentaires ci-dessous. Je ferai de mon mieux pour y répondre. Votre question aidera sûrement d'autres concierges dans la même situation !