1. Identité du responsable du traitement
Le présent site est édité par l'agence CaliaLabs, opérée par l'entreprise individuelle Dedale, immatriculée en France sous le statut d'auto-entrepreneur.
- Adresse : 765 chemin de l'Écluse, 31290 Renneville, France
- SIREN : 928 090 034
- Contact : contact@calialabs.com
2. Données collectées
Nous collectons et traitons les données suivantes :
Données d'identification
- Nom, prénom
- Adresse e-mail, numéro de téléphone
- Adresse postale (si nécessaire)
Données professionnelles
- Activité, fonction, entreprise
- Localisation, spécialités
- Structure professionnelle
Données techniques
- Adresse IP, cookies
- Pages visitées, durée de navigation
- Type de navigateur et appareil
Données conversationnelles
- Enregistrements audio via agent vocal
- Transcriptions des conversations
- Historique des interactions
Données sensibles (secteur santé uniquement)
- Motifs de consultation
- Informations de rendez-vous médicaux
3. Finalités des traitements
Les données sont collectées pour les objectifs suivants :
- Répondre aux demandes via les formulaires du site
- Gérer les rendez-vous (prise, modification, annulation)
- Générer des emails personnalisés via IA dans un cadre B2B
- Automatiser la gestion des leads et des communications (emails, SMS)
- Fournir un accès à la démo des agents vocaux CaliaLabs
- Analyser l'activité du site pour améliorer l'expérience utilisateur
- Transmettre les données de rendez-vous à un professionnel de santé
- Assurer le support client et le suivi commercial
4. Base légale des traitements
Nos traitements reposent sur :
- Le consentement : pour les cookies, newsletters et données de santé
- L'exécution du contrat : pour la fourniture de nos services
- L'intérêt légitime : pour la prospection B2B et l'amélioration de nos services
- L'obligation légale : pour la conservation de certaines données comptables
5. Données sensibles et hébergement HDS
Important : Les données de santé sont traitées avec le plus haut niveau de sécurité et conformément aux exigences spécifiques du secteur médical.
Lorsque CaliaLabs agit pour le compte de professionnels de santé, les données sensibles sont :
- Collectées uniquement à des fins de transmission sécurisée
- Hébergées exclusivement en France, sur des serveurs certifiés HDS (via OVH)
- Chiffrées en transit (TLS 1.3) et au repos (AES-256)
- Supprimées automatiquement après traitement
- Jamais transmises aux services d'IA (OpenAI, VAPI, etc.)
6. Durée de conservation
- Formulaires de contact : 12 mois
- Données liées aux rendez-vous : 3 ans
- Données de prospection : 3 ans après le dernier contact
- Cookies et navigation : 13 mois maximum
- Données comptables : 10 ans (obligation légale)
- Données de santé : supprimées immédiatement après transmission
7. Destinataires des données
Sous-traitants techniques
- n8n : workflow automation (Francfort, Allemagne)
- OpenAI : IA génération de texte (USA/Irlande - SCC)
- VAPI : IA vocale (USA - SCC)
- Twilio : téléphonie et SMS (USA - SCC)
- OVH : hébergement HDS (France)
- Google Workspace : stockage et collaboration (UE)
- Make/Pipedrive : CRM et automatisation (UE)
Partenaires commerciaux
Vos données peuvent être partagées avec nos clients professionnels (cabinets médicaux, agences immobilières, etc.) uniquement dans le cadre de la prestation de services que vous avez sollicitée.
8. Transferts hors Union Européenne
Certaines données non sensibles peuvent être traitées hors UE par nos prestataires. Ces transferts sont encadrés par :
- Des Clauses Contractuelles Types (SCC) approuvées par la Commission Européenne
- Des mesures de sécurité supplémentaires (chiffrement, pseudonymisation)
- Une évaluation régulière des risques
Aucune donnée de santé n'est jamais transférée hors de l'Union Européenne.
9. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre les mesures suivantes :
- Chiffrement des données sensibles
- Authentification forte et gestion des accès
- Audits de sécurité réguliers
- Formation du personnel au RGPD
- Procédures de sauvegarde et de récupération
- Tests d'intrusion annuels
10. Vos droits RGPD
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès : obtenir une copie de vos données
- Droit de rectification : corriger vos données inexactes
- Droit à l'effacement : supprimer vos données
- Droit à la limitation : restreindre le traitement
- Droit à la portabilité : récupérer vos données dans un format structuré
- Droit d'opposition : vous opposer au traitement
- Droit de retirer votre consentement : à tout moment
- Droit de réclamation : saisir la CNIL
Pour exercer ces droits, contactez-nous à : contact@calialabs.com
Délai de réponse : 48h pour l'accusé de réception, 30 jours maximum pour le traitement complet.
11. Cookies
Notre site utilise des cookies pour améliorer votre expérience. Pour plus d'informations, consultez notre politique de cookies.
12. Mineurs
Nos services ne sont pas destinés aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles de mineurs sans le consentement parental.
13. Modifications de la politique
Cette politique peut être mise à jour pour rester conforme aux évolutions légales ou techniques. Les modifications importantes feront l'objet d'une notification sur le site.
14. Contact et réclamation
Pour toute question : contact@calialabs.com
Pour une réclamation auprès de la CNIL :
Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés
3 Place de Fontenoy - TSA 80715
75334 PARIS CEDEX 07
Site web : www.cnil.fr